مقدمه

بمنظور كنترل فعاليتها ، حفظ سوابق و تهيه نيازهاي اطلاعاتي در قالب گزارشات خاص ، ضرورت دارد فعاليتهاي انجام شده در هر واحد اقتصادي و يا غير اقتصادي ، طي روشهاي مدون  شده اي ، ثبت و نگهداري شود . با توجه به اينكه گسترش فعاليتها و عمليات ، لازمه بقاي هر واحد اقتصادي مي باشد ، روشهاي دستي و سنتي جوابگوي ثبت و ضبط فعاليتها و اطلاعات مربوط به آنها نبوده ، استفاده از سيستمهاي مكانيزه را اجتناب ناپذير مي نمايد . علاوه بر اين ، استفاده از روشهاي دستي ثبت اطلاعات ضمن عدم برخورداري از دقت كافي ، نيروي انساني و زمان بيشتري را مي طلبد . از آنجاييكه گزارشات حاصله از عملكرد ، مبناي تصميم گيريهاي مسئولين  قرار مي گيرد ، گزارشات تهيه شده بر مبناي سيستمهاي مكانيزه در مقايسه با سيستمهاي دستي از قابليت اتكاء بيشتري برخوردار مي باشند .

مجموعه حاضر بمنظور تدوين و تشريح سيستم حسابداري مالي جهت یک شركت بصورت نمونه تهيه شده است . شركت مورد نظر فاقد سيستمهاي مدون مورد نياز جهت ثبت و نگهداري سوابق فعاليتهاي خود مي باشد و به تبع آن به علت فقدان سيستم حسابداري مالي ، نگهداري حسابها نيز از روش سنتي انجام مي شود ، به همين دليل اطلاعات حاصله جوابگوي نيازهاي گزارشاتي مسئولين نمي باشد .

1-  مفرو ضات طراحي فهرست حسابها

1-1- طراحي و تدوين كدينگ حسابها با توجه به نوع فعاليت شركت ، شرايط موجود و توسعه اجتناب ناپذير فعاليتها در آينده و نيز با توجه به اهداف و ضوابط زير صورت پذيرفته است :

ــ اصول و مباني استانداردهاي پذيرفته شده حسابداري

ـ نيازهاي گزارشاتي مسئولين شركت و كاربران سيستم

ـ ايجاد مباني لازم جهت تفكيك ، طبقه بندي و ثبت اطلاعات مالي بمنظور  جمع آوري و كنترل  اطلاعات و ارقام مالي و تهيه گزارشات  مورد نياز

ـ اعمال كنترلهاي داخلي لازم

2-1- در تهيه فهرست  حسابها سعي گرديده است طبقه بندي آنها متناسب با استانداردهاي حسابداري و تهيه صورتهاي مالي رعايت گردد، همچنين حسابهاي مورد استفاده در وضعيت فعلي نيز در حسابها در نظر گرفته شده اند و عمـــده آنهــا در وضعيت فعلي شركت مورد نمي يابند . طبقه بندي حسابها به گونه اي است كه امكان اضافه كردن حسابها بر حسب نياز به سهولت و سادگي امكانپذير مي باشد .

 2- ساختار حسابها

1-2-  ساخت  وسطوح كلي حسابها به ترتيب زير تعيين گرديده است :

ـ گروه حساب

ـ حساب كل

ـ حساب معين

ـ حساب تفصيلي

2-2- در معرفي حسابها ، بمنظور سهولت در كاربرد و امكان شناسايي بهتر و سريعتر حسابها و همچنين عطف و ربط آنها با يكديگر از روش شماره گذاري ( كدينگ ) استفاده شده است ، به نحوي كه هر يك از حسابها در هريك از سطو ح فوق داراي يك شماره خاص و واحد (  unique)  بوده و از آن طريق قابل شناسايي مي باشد .

اصول كلي رعايت شــده در شمــاره گذاري حسابها ي كل ، معين و تفصيلي به شرح زيـر  مي باشد :

توضيح اينكه كدهاي تفصيلي همواره پس از حساب معين درج و برآن اساس مفهوم يك حساب تفصيلي را پيدا مي كند .

3- تشريح طبقه بندي حسابها

گروه حساب

1-3-  گروه حساب كلي ترين طبقه حساب است و هر گروه در برگيرنده تعدادي حساب كل مي باشد . به عنوان مثال گروه شماره 1 به داراييهاي جاري و گروه شماره 9 به حسابهاي انتظامي و تراز افتتاحيه و اختتاميه اختصاص داده شده است .

2-3-  در كليه شماره حسابهاي معين و يا كل ، همواره اولين رقم سمت چپ نشان دهنده گروه حساب مي باشد .

3-3- در گروه بندي حسابها ، گروههاي شماره 1 تا 5 حسابهاي ترازنامه اي ، گروههاي شماره 6 الي 8 حسابهاي عملكرد و سود و زياني را تشكيل داده و گروه شماره 9 به حسابهاي انتظامي و تراز افتتاحيه و اختتاميه داده شده است .

حسابهاي كل

4-3- حسابهاي كل شامل حسابهايي است كه دفتر كل براساس آنها تفكيك خواهد شد و بر مبناي آنها تراز آزمايشي و حسابهاي نهايي تنظيم مي گردد . هر حساب كل بر حسب نياز يك و يا چندين حساب معين را در بر مي گيرد . درهر حساب كل تا 99 حساب معين قابل تعريف مي باشد .

5-3- شماره حسابهاي كل دو رقم مي باشد كه تركيب شماره گروه به شرح مندرج در بند 3/3 و شماره مشخصه حساب كه دراولين ستون عمودي « جدول گروه حسابها و حسابهاي كل » درج گرديده ، تشكيل مي شود . به اين ترتيب رقم سمت چپ هر حساب كل نشان دهنده گروه حساب مي باشد كه با تركيب با رقم دوم ، شماره حساب كل را تشكيل مي دهد .

به عنوان مثال حسابهاي زير تعريف گرديده اند :

حسابهاي معين

6-3- حسابهاي معين بمنظور تفكيك حسابهاي كل به حسابهاي جزيي تر مورد استفاده قرار مي گيرند .

7-3- شماره حسابهاي معين از چهار رقم تشكيل مي شود كه دو رقم سمت چپ آنها مشخص كننده حساب كل و دو رقم سمت راست مشخصه حساب معين مي باشد :

به عنوان مثال حساب كل شماره 1003 به صندوق شركت اختصاص داده شده است كه اولين رقم سمت چپ آن نشاندهنده گروه حساب ( داراييهاي جاري ) ، رقم 10 سمت چپ نشاندهنده حساب كل ( موجودي نقد و بانك ) و چهار رقم آن برروي هم نشاندهنده حساب معين ( صندوق شركت ـ ريالي ) مي باشد .

8-3- هرحساب معين برحسب نياز به اطلاعات  جزئي تر شامل تعدادي حساب تفصيلي قابل تفكيك خواهد بود .

9-3- هر حساب معين برحسب مورد مي تواند با يك يا چند گروه از حسابهاي تفصيلي تركيب گردد ، كه بعنوان گروههاي مجاز در اطلاعات پايه هر حساب معين قابل تعريف مي باشد .

حسابهاي تفصيلي

10-3- بمنظور دستيابي به اطلاعات جامعتر در مورد حسابها و همچنين فراهم نمودن امكانات ارائه اطلاعات در ابعاد وسيعتر و با جزئيات بيشتر جهت تهيه گزارشات و تجزيه و تحليلهاي دقيق مالي ، حسابهاي  تفصيلي كه تفكيك  حسابهاي معين به حسابها ي جزئي تر مي باشند در نظر گرفته شده اند . به اين ترتيب كه افزودن يك مجموعه 5 رقمي تحت عنوان شماره حساب تفصيلي به شماره حسابهاي معين ، شماره حسابهاي تفصيلي ايجاد مي گردد .

11-3- شماره تفصيلي كه جهت گروههاي مختلف از جمله مشتريان ، پرسنل و بستانكاران شركت تعريف شده و در ثبت حسابها مورد استفاده قرار خواهد گرفت ، صرفنظر از درگيري آنها با حسابهاي معين مختلف ، بايستي همواره بصورت واحد ( unique ) و غير تكراري باشد. اين خاصيت امكان دستيابي به وضعيت مانده يك حساب تفصيلي در مجموعه حسابها را بدون توجه به يك حساب معين مشخص بطور يكجا فراهم مي آورد . 

12-3- گروههاي تفصيلي با توجه به گروههاي تفصيلي  مورد نياز به شرح زير تعيين  مي شود :

شرح گروه تفصيلي                                           پيش كد تفصيلي

مشتريان و اشخاص حقيقي و حقوقي                           1

بانكها                                                                          2

پرسنل                                                                         3

پروژه ها و دارائيهاي ثابت در جريان ساخت              4

سفارشات خارج                                                          5

مراكز هزينه                                                         6

......

ساير هزينه ها                                                              9

ـ با منطق فوق ، شماره تفصيلي هر يك از طبقات تعريف شده با پيش كد مشخص شده به شرح بالا ، به انضمام ساير ارقامي مي باشد كه توسط تمور مالي بصورت متمركز تعريف و اختصاص داده خواهد شد . به عنوان مثال شماره تفصيلي اشخاص حقيقي و حقوقي با شماره 1 و چهار رقم ديگر خواهد بود كه مي تواند از 0001 شروع  شده و ادامه يابد . مثلاً شماره مربـــوط به « شركت ايران ترانسفو » 10001 مي بــاشد كه رقـم 1 سمت چپ نشانـدهنـــده  « اشخاص حقيقي  و حقوقي » و 0001 آن سريال مربوطه در كد بندي اشخاص مي باشد . اين شماره تفصيلي بسته به اينكه به عنوان گروه مجاز كدام تفصيلي تعريف شود ، در حساب 1201 گردش پيدا مي كند .

ـ شماره پيش كد 8 كه در تقسيم بندي فوق گنجانيده نشده است ، حسب مورد به ساير گروهها  تفصيلي مورد نياز اختصاص داده خواهد شد

13ـ3 ـ هريك از گروههاي تفصيلي به حسابهاي معين خاصي ارتباط پيدا مي كنند كه در اطلاعات پايه سيستم تعريف خواهن شد . اين امر كنترلهاي سيستم را افزايش داده از ثبت حسابهاي تفصيلي غير مجاز در حسابهاي تفصيلي غير مجاز در حسابهاي معين جلوگيري بعمل خواهد آورد . به عنوان مثال حساب معين بدهكاران تجاري تنها مجــاز به پذيرش حسابها ي تفصيلي اشخاص حقيقي و حقوقي ( حسابهاي تفصيلي با پيش كد 1 ) مي باشد .

14ـ3 ـ در مورد حسابهاي موجودي با فرض اينكه سيستم انبار مورد استفاده قرار مي گيرد ، در فهرست حسابها ، در تفصيلي حسابهاي  معين موجودي انبار ، سيستم انبار ذكر گرديده است ، به اين معني كه ريز اين حسابها در سيستم انبار وجود دارد و در سيستم حسابداري ارقام كلي  مربوط به صادره ها و وارده هاي انبار آورده مي شود .

15-3- در سطح تفصيلي حسابهاي معين هزينه كه در برگيرنده عوامل هزينه مي باشد و به تفكيك سر فصلهاي هزينه حقوق ، هزينه عملياتي ، هزينه استهلاك و .... طبقه بندي گرديده است قابليت درج مراكز هزينه ( حسابهيا تفصيلي با پيش كد 7 ) وجود دارد .

16-3- به دليل اهميت مراكز هزينه در هنگام ثبت حسابها ، لازم است در مورد نحوه اختصاص شماره مراكز هزينه توضيح بيشتري داده شود . از آنجائيكه مراكز هزينه از لحاظ ماهيت و به جهت اختصاص صحيح هزينه ها تقسيم بندي منطقي را طلب مي كند در اينجا صر فاً به منطق طبقه بندي پرداخته مي شود و بر اين اساس شماره هاي مراكز توسط امور مالي تعيين و در هنگام ثبت حسابها مورد استفاده قرار خواهد گرفت . مركز هزينه ، بخشي از سازمان و يا فعاليتهاي شركت است كه به عنوان يك حوزه مسئوليت ، تعيين و تعريف مي شود و تحت نظارت و كنترل مدير يا يك سر پرست معين قرار مي گيرد . به بيان ديگر ، مركز هزينه مكاني است كه در آن هزينه ها جمع آوري و طبقه بندي مي شود تا درجهت كنترل با معيارهاي ذيرب .مورد سنجش و ارزيابي قرار گيرد . تفكيك فعاليتها به مراكز هزينه و گرد آوري چند فعاليت در يك مركز هزينه ، اين امكان را بر قرار مي كند كه براي هر مركز هزينه بتوان اقلام مختلف هزينه را جمع آوري و كنترل نموده و با بازده و عملكرد آن مركز سنجيد . با اين توضيح ، مراكز هزينه براساس ماهيت واحدها و فعاليتها به مراكز :

الف ) توليدي

ب) خدماتي

پ ) اداري و تشكيلاتي

ت ) توزيع و فروش

تقسيم خواهند شد . براساس منطق طبقه بندي فوق الذكر ، كه حسابهاي تفصيلي مراكز هزينه با پيش كد 7 شروع مي شوند ، چهار رقم بعدي به ترتيب زير در هنگام اختصاص شماره به مراكز هزينه بايستي مورد لحاظ قرار گيرد :

ماهيت هزينه ها در كدينگ عبارتند از:

شرح ماهيت                              كد ماهيت

توليدي                                        2و1

خدماتي                                      4و3

اداري و تشكيلاتي                          5   

توزيع و فروش                           6

با توضيحات فوق به عنوان مثال كد 71001 معرف مركز هزينه توليدي « واحد توليد » مي باشد كه رقم 7 از سمت چپ به معناي مركز هزينه ، رقم 1 معرف مركز هزينه توليدي و رقم 001 معرف سريال مركز هزينه توليدي مي باشد . به همين ترتيب مي توان به واحد « امور تداركات » به عنوان يك مركز هزينه خدماتي ، شماره مركز هزينه 73001 را اختصاص داد . تعيين و معرفي مراكز هزينه براساس چارت سازماني مصوب ، اجراي صحيح آن در سيستمها ي ذيربط از جمله سيستم مالي ، حقوق و دستمزد ، اموال ، انبار  و ساير سيستمهاي ذيربط ، با رعايت منطق مذكور  در اين مجموعه ، برعهده بالاترين مقام اجرائي در امور مالي خواهد بود .

17-3- حذف ، ايجاد و يا تغيير حسابهاي مورد استفاده بعد از راه اندازي سيستم مكانيزه ،بعد از اخذ تاييديه از بالاترين مقام مجاز در امور مالي امكانپذير است . انجام تغييرات و يا حذف حسابهاي مورد استفاده تا زماني مقدور مي باشد كه حساب مذكور گردش ريالي در سال مورد تغيير نداشته و يا در صورت وجود گردش ريالي ، ثبت دائم نشده باشد .

4- مندرجات بخش حسابها

1-4 - مندرجات بخش حسابها كه در ادامه آورده شده اند شامل موارد زير مي باشد :

ـ جدول گروه حسابها و حسابهاي كل

ـ فهرست حسابهاي معين

2-4 – طي جدول گروه حسابها و حسابهاي كل ، حسابهاي مورد استفاده در قالب گروه حساب و حسابهاي كل ، منطبق با استاندارد هاي حسابداري جهت تهيه صورتهاي مالي ارائه گرديده است .

3- 4-  حسابهاي معين مورد نياز ، با در نظر گرفتن حسابهاي جاري مورد استفاده و نيز براساس پيش بيني نيازهاي آتي ، تهيه و تحت عنوان « فهرست حسابها » ارئه شده است .

4-4- بمنظور روشن نمودن چگونگي ثبت و نحوه تشخيص حسابها ، تعيين حسابهاي بدهكار و بستانكار ، تناوب ثبت و مشخص كردن مباني صدور سند « روش ثبت حسابداري » تهيه و متعابقاً ارائه خواهد شد .

5-4- در بخش گردش عمليات مالي ، فعاليتهاي مالي شركت شامل پرداختهاي نقدي از محل صندوق و يا طي صدور چك ، چگونگي پرداخت از محل تنخواه و اعلام هزينه ها به حسابداري و نحوه صدور اسناد حسابداري و همچنين نمونه فرمهاي مورد استفاده ، تشريح اجزاء فرمها و دستورالعمل اجرايي فعاليتهاي مالي ارائه خواهد شد .

( تهیه این مطلب توسط گروه حسابداری فرشباف)